Så går det till för gästen
Längst ned i inbjudan finns ett formulär. Gästen skriver sitt namn, väljer om hen kommer, anger hur många de blir och skickar. Det tar under en minut och kräver varken app eller konto.
Efter svaret får gästen en egen länk. Med den kan hen ändra sig eller ta bort svaret senare — vilket händer oftare än man tror, och som annars blir ett telefonsamtal till er.
Vad ni får ut
Alla svar samlas i en gästlista som uppdateras direkt. Där ser ni vem som kommer, hur många ni blir totalt och vilka som tackat nej.
- Antal gäster inklusive medföljande, räknat automatiskt
- Specialkost sammanräknad per typ — färdig att skicka till cateringen
- Fritext för allergier och annat som inte passar i en kryssruta
- Hälsningar från gästerna, privata till er eller synliga i inbjudan
- Tidpunkt för varje svar, om ni behöver reda ut vem som svarade när
Frågan om specialkost
Ni väljer själva om inbjudan ska fråga. Serverar ni ingen mat, eller har ni redan koll på vad alla äter, stänger ni av frågan och slipper ge gästerna ett moment som inte leder någonstans.
Har ni den på får ni en färdig sammanräkning: så här många vegetariska, så här många glutenfria. Det är den siffran cateringen ber om, och den är svår att få fram ur en tråd med trettio sms.
Dubbletter och namn som liknar varandra
Svarar någon två gånger — vilket händer när samma person öppnar länken på både telefon och dator — varnar formuläret innan svaret registreras. Två gäster kan faktiskt heta lika, så gästen kan skicka ändå genom ett medvetet val.
Blir det ändå fel tar ni bort enstaka svar ur gästlistan utan att röra resten.
Måste ni ha OSA i inbjudan?
Nej. Samlar ni in svaren på annat sätt — i en gruppchatt, via telefon eller för att alla redan sagt ja — stänger ni av OSA-sektionen helt. Då ser gästen ingen svarsruta alls, och inbjudan blir en ren informationssida.